Николаева Алла Григорьевна - Начальник отдела делопроизводства

Должностная инструкция

должности муниципальной службы начальника отдела делопроизводства администрации города Чебоксары

1. Общие положения

1.1.        Начальник отдела делопроизводства администрации города (далее - начальник отдела) замещает ведущую должность муниципальной службы в Реестре должностей муниципальной службы в Чувашской Республике.

1.2.        Начальник отдела подчиняется непосредственно начальнику организационно-контрольного управления.

1.3.        Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой администрации города Чебоксары по представлению начальника организационно-контрольного управления и по согласованию с заместителем главы администрации – руководителем аппарата администрации города.

1.4.        В период временного отсутствия его обязанности возлагаются на главного специалиста-эксперта отдела.

1.5. Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется  Конституциями Российской Федерации и Чувашской Республики, законодательными актами Российской  Федерации и Чувашской Республики, нормативными актами Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, Уставом муниципального образования города Чебоксары – столицы Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, Регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями администрации города Чебоксары, Положениями об организационно-контрольном управлении и отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией и документами по системе менеджмента качества.

2. Должностные обязанности

2.1. Обеспечивает оперативное прохождение в администрации города Чебоксары документов и служебной корреспонденции, технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.

2.2. Контролирует прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует по этим вопросам начальника организационно-контрольного управления и заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

2.3. Организует делопроизводство, документационное и техническое обслуживание деятельности подразделений администрации города Чебоксары.

2.4. Осуществляет документационное обеспечение заседаний администрации города.

2.5. Планирует и составляет отчет о деятельности отдела.

2.6. Разрабатывает схему прохождения документов в администрации города Чебоксары.

2.7. Готовит рекомендации и методические материалы по вопросам делопроизводства.

2.8. Формирует отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины.

2.9. Проводит учебу сотрудников по работе с документами в структурных подразделениях администрации города Чебоксары.

2.10. Обеспечивает комплектование архива документами, сохранность, учет, качество обработки документов, создание научно-справочного аппарата, комплектование и использование документов, хранящихся в архиве.

2.11. Рассматривает обращения юридических лиц и граждан.

2.12. Осуществляет руководство деятельностью отдела, обеспечивает выполнение стоящих перед отделом задач и возложенных функций.

2.13. Организует и контролирует согласование проектов подготовленных структурным подразделением правовых актов с соответствующими управлениями, комитетами, отделами и другими подразделениями администрации города, с заинтересованными юридическими и физическими лицами, а также при необходимости обеспечивает проведение общественной экспертизы и оценки регулирующего воздействия нормативного правового акта.

При необходимости проведения антикоррупционной экспертизы правового акта осуществляет его направление в Прокуратуру Чувашской Республики. Заключение Прокуратуры Чувашской Республики является неотъемлемым приложением к правовому акту.

2.14. Соблюдает ограничения, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным закономо муниципальной службе и другими федеральными законами.

2.15. Сообщает представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

2.16. Уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

2.17. Своевременно принимает меры по устранению причин коррупции в своих структурных подразделениях.

2.18. Соблюдает Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительного органа города Чебоксары – администрации города Чебоксары и служебный распорядок.

3. Должностные полномочия

Для исполнения должностных обязанностей начальник отдела имеет право:

3.1. Участвовать в обсуждении руководством администрации города  Чебоксары вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.

3.3. Подписывать, визировать и заверять документы в пределах своей компетенции, заверять копии нормативных правовых актов администрации города Чебоксары.

3.4. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Чебоксары исполнения документов в установленные сроки.

3.5. Проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации города и доводить итоги проверок до начальника организационно-контрольного управления и заместителя главы администрации города – руководителя аппарата для принятия соответствующих мер.

3.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением требований.

3.7. Запрашивать от структурных подразделений администрации города сведения, необходимые для работы.

3.8. Выполнять требования по улучшению результативности системы менеджмента качества управления посредством использования политики и целей в области качества.

3.9. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупку программных, технических средств и расходных материалов, связанных с делопроизводством.

4. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность за:

4.1. Нарушение требований, установленных законодательством о муниципальной службе.

4.2. Невыполнение обязанностей и функций, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.3. Необеспечение установленного порядка работы с документами в администрации города Чебоксары.

4.4. Невыполнение указаний и поручений руководства.

4.5. Нарушение правил служебного распорядка администрации города, превышение должностных полномочий.

4.6. Несоблюдение норм и требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Чебоксары.

4.7. Несоблюдение ограничений, нарушение запретов, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, которые установлены законодательством о муниципальной службеи другими федеральными законами.

4.8. Несвоевременное сообщение представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов.

4.9. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления служебной деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.10. Непринятие мер по устранению причин коррупции в администрации города Чебоксары.

5. Служебные взаимоотношения

Начальник отдела взаимодействует с:

5.1. Администрацией Главы Чувашской Республики – по вопросам своевременного предоставления информации о ходе выполнения Указов, распоряжений Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики;

5.2. Структурными подразделениями администрации города – по вопросам деятельности отдела;

5.3.Чебоксарским городским Собранием депутатов;

5.4. Иными органами местного самоуправления.

6. Квалификационные требования

К должности муниципальной службы начальника отдела устанавливаются следующие квалификационные требования:

6.1. К уровню профессионального образования: наличие высшего образования.

6.2. К стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки:

наличие стажа муниципальной службы не менее двух лет или стажа работы по специальности, направлению подготовки не менее четырех лет, за исключением случаев, указанных в абзаце третьем настоящего раздела;

стаж муниципальной службы или стаж работы по специальности не менее одного года для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома.

6.3. Профессиональные требования, предъявляемые к знаниям:

Государственного языка Российской Федерации (русского языка);

основ Конституции Российской Федерации и Чувашской Республики;

Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

Закона Чувашской Республики от 05.10.2007 № 62 «О муниципальной службе в Чувашской Республике»;

Федерального закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 №273-ФЗ.

6.4. Профессиональные требования, предоставляемые к умениям:

решения поставленных задач;

работы с современной оргтехникой, программными продуктами и в сети Интернет; 

подготовки внутренних и исходящих документов;

оперативной реализации управленческих решений;

эффективного планирования работы и рабочего времени;

анализа и прогнозирования;

ведения деловых переговоров;

учета мнения коллег и сотрудничества с коллегами;

соблюдения этики делового общения при взаимодействии с гражданами;

адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач;

организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями города Чебоксары;

систематического повышения своей квалификации;

своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций.

____________