Вилкова Татьяна Александровна - Главный специалист-эксперт

1. Общие положения

• Должностная инструкция главного специалиста-эксперта отдела делопроизводства организационно-контрольного управления администрации города Чебоксары (далее – должностная инструкция) является основным документом, определяющим квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность главного специалиста-эксперта эксперта отдела делопроизводства (далее - отдел) организационно-контрольного управления (далее – управление) администрации города Чебоксары.
• Настоящую должностную инструкцию должны знать:
• главный специалист-эксперт отдела;
• начальник отдела;
• начальник управления.
• Настоящая должностная инструкция составлена на основании:
• положения об управлении;
• рекомендаций по разработке и утверждению должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Чебоксары, утвержденных распоряжением администрации города Чебоксары от 31.05.2019 №200-р;
• стандарта описания функций структурных подразделений и должностных обязанностей муниципальных служащих администрации города Чебоксары, утвержденного распоряжением администрации города Чебоксары от 31.05.2019 №200-р;
• справочника типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, разработанных Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
• Должность главного специалиста-эксперта отдела является должностью, которая отнесена к категории старшей должности муниципальной службы.
• Область профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: «Обеспечение деятельности органа местного самоуправления».
• Вид профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: «Подготовка и проведение мероприятий, работа с обращениями граждан, организация приема граждан».
  • Основная задача главного специалиста-эксперта отдела -  осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности заместителя главы администрации города Чебоксары – руководителя аппарата (далее – заместитель главы).
  • Главный специалист-эксперт отдела подчиняется в административном отношении начальнику отдела, в функциональном – заместителю главы.
  • Главный специалист-эксперт отдела назначается, перемещается и освобождается от занимаемой должности распоряжением администрации города Чебоксары. Назначению на должность может предшествовать проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы согласно законодательству о муниципальной службе. Заявление о приеме/переводе согласовывается c начальником отдела, начальником управления, заместителем главы.
  • В период временного отсутствия главного специалиста-эксперта отдела его обязанности возлагаются на муниципального служащего администрации города Чебоксары по представлению заместителя главы.
  • Главный специалист-эксперт отдела выполняет поручения начальника отдела, заместителя главы.
  • Все подготавливаемые главным специалистом-экспертом отдела документы должны быть в обязательном порядке согласованы с начальником отдела, заместителем главы.
  • Разногласия, возникающие между главным специалистом-экспертом отдела и муниципальными служащими администрации города Чебоксары, разрешаются начальником отдела, заместителем главы.

2. Квалификационные требования
   • Основными квалификационными требованиями для замещения должности главного специалиста-эксперта отдела являются:
     • Квалификационные требования к уровню профессионального образования муниципальной службы: «Высшее образование».
     • Квалификационные требования к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки: «Без предъявления требований к стажу муниципальной службы стажу работы по специальности, направлению подготовки».
     • Квалификационные требования к знаниям в зависимости от области и вида профессиональной служебной деятельности согласно приложению к настоящей должностной инструкции.
     • Квалификационные требования к умениям в зависимости от области и вида профессиональной служебной деятельности, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей:

базовые квалификационные требования к умениям: работать на компьютере (текстовые редакторы, электронные таблицы, почтовые системы, Интернет); работать в информационно-правовых системах; работать с оргтехникой; работать со служебными документами (составление, оформление, хранение и др.);

  дополнительные квалификационные требования к умениям в зависимости от вида профессиональной (служебной) деятельности:

- организовывать проведение приема граждан;

- комплектовать, хранить, вести учет и использовать архивные документы.

3. Должностные обязанности
   • Для решения поставленных перед главным специалистом-экспертом отдела задач на главного специалиста-эксперта отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
     • ежедневно просматривать, анализировать обращения юридических и физических лиц, протокольные поручения главы администрации города, поступающие посредством системы электронного документооборота, готовить проекты резолюций к ним;
     • принимать документы, служебную корреспонденцию, личные заявления, поступающие на бумажных носителях в приемную заместителя главы;
     • проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых заместителю главы на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
     • направлять обработанные документы на рассмотрение заместителю главы;
     • выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывать о них заместителю главы;
     • в соответствии с принятым заместителем главы решением направлять, передавать документы заместителям главы администрации города, руководителям территориальных, функциональных и отраслевых органов администрации города, начальникам структурных подразделений аппарата администрации города для использования в процессе работы, для ответов либо подготовки ответов;
     • по указанию заместителя главы готовить проекты поручений заместителя главы, после их утверждения заместителем главы направлять по системе электронного документооборота или по электронной почте в адрес руководителей структурных подразделений администрации на исполнение;
     • осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения письменных и устных поручений заместителя главы руководителями структурных подразделений администрации;
     • принимать, распечатывать и передавать заместителю главы документы и информацию, поступившие по факсу, электронной почте;
     • организовывать телефонные переговоры заместителя главы;
     • принимать телефонограммы, телефонные, устные сообщения и своевременно сообщать о них заместителю главы;
     • производить регистрацию телефонограмм и междугородних переговоров;
     • копировать документы на персональном ксероксе для заместителя главы;
     • производить регистрацию исходящей корреспонденции;
     • вести журнал временно отсутствующих работников;
     • составлять по поручению заместителя главы и начальника отдела служебные записки, справки, письма, запросы и другие документы;
     • организовывать техническое обслуживание заседаний, совещаний, рабочих групп, комиссий при заместителе главы;
     • организовывать прием заместителем главы руководителей предприятий, учреждений и организаций, сотрудников администрации города, граждан;
     • осуществлять календарное планирование работы заместителя главы;
     • своевременно обеспечивать рабочее место заместителя главы необходимыми канцелярскими принадлежностями и расходными материалами;
     • соблюдать правила и сроки подготовки документов;

3.1.24.      вести делопроизводство, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.2. Наряду с исполнением вышеуказанных функций на главного специалиста-эксперта отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

3.2.1. соблюдать:

• трудовое законодательство;
• законодательство РФ о муниципальной службе и противодействию коррупции;
• муниципальные правовые акты и локальные нормативные акты администрации города Чебоксары, в том числе Правила внутреннего трудового распорядка администрации города Чебоксары;
• пропускной и внутриобъектовый режим администрации города Чебоксары;
• режим информационной безопасности, сохранения коммерческой и иной охраняемой законом тайны;
• правила, нормы, инструкции по охране труда и пожарной безопасности;

3.2.2.не разглашать информацию, составляющую служебную тайну и не использовать эту информацию в личных целях;

3.2.3.поддерживать уровень квалификации, необходимый для исполнения своих должностных обязанностей;

3.2.4.в обязательном порядке согласовывать все подготавливаемые документы и решения с начальником отдела, заместителем главы;

3.2.5.бережно относиться к имуществу представителя нанимателя (работодателя), правильно и по назначению использовать оборудование, приборы и материалы, представленные для работы (службы);

3.2.6.содержать свое рабочее (служебное) место в чистоте и порядке;

3.2.7.выполнять поручения начальника отдела, начальника управления, заместителя главы, главы администрации города Чебоксары  по вопросам, относящимся к компетенции главного специалиста-эксперта отдела;

3.2.8.исполнять иные обязанности, возложенные на главного специалиста-эксперта отдела по письменному распоряжению главы администрации города Чебоксары, заместителя главы, начальника управления, начальника отдела в случае производственной необходимости.

4. Права
   • Главный специалист-эксперт отдела имеет право:
     • давать по поручению заместителя главы структурным подразделениям администрации города Чебоксары, а также отдельным муниципальным служащим администрации города Чебоксары разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию главного специалиста-эксперта отдела;
     • запрашивать по поручению начальника отдела, заместителя главы от структурных подразделений администрации города Чебоксары документы, материалы и иную информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей главного специалиста-эксперта отдела, установленных настоящей должностной инструкцией;
     • участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию главного специалиста-эксперта отдела;
     • участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей;
     • использовать ресурсы администрации города Чебоксары (помещения, мебель и оргтехника, информационные сервисы и пр.) для исполнения своих должностных обязанностей;
     • в необходимых случаях, при выполнении поручений начальника отдела, заместителя главы или по распоряжению руководства администрации города Чебоксары, привлекать в установленном порядке к совместной работе работников структурных подразделений администрации города Чебоксары;
     • разрабатывать проекты муниципальных правовых актов и локальных нормативных актов по вопросам, входящим в компетенцию главного специалиста-эксперта отдела (инструкций, положений, стандартов, приказов, распоряжений и т.п.);
     • знакомиться с решениями начальника отдела, заместителя главы, распоряжениями, муниципальными правовыми актами главы администрации города Чебоксары, касающимися деятельности главного специалиста-эксперта отдела;
     • требовать от начальника отдела, заместителя главы оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на главного специалиста-эксперта отдела, и осуществлении предоставленных прав;
     • вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по улучшению деятельности отдела.

5. Ответственность

• Главный специалист-эксперт отдела несет ответственность за:
  • исполнение должностных обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией:
• качество (соответствие установленным нормам, отсутствие дефектов, полноту исполнения, эффективность) выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
• своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей (исполнение возложенных обязанностей к установленному начальником отдела, заместителем главы сроку, отсутствие просрочек исполнения);
  • разглашение служебной информации, ставшей ему известной в процессе исполнения должностных обязанностей;
  • соблюдение требований законодательства о муниципальной службе и противодействию коррупции;
  • соблюдение трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка администрации города Чебоксары, пропускного и внутриобъектового режима администрации города Чебоксары, положений иных муниципальных правовых актов и локальных нормативных актов администрации города Чебоксары;
  • соблюдение правил, норм, инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
  • соответствие подготавливаемых документов положениям законодательства, нормативных правовых актов, муниципальных правовых актов, локальных нормативных актов администрации города Чебоксары, иным установленным требованиям;
  • своевременное обеспечение начальника отдела, заместителя главы полной и достоверной информацией о своей деятельности;
  • обеспечение сохранности вверенного имущества.

5.2. Оценка качества работы  главного специалиста-эксперта отдела и исполнения его должностных обязанностей осуществляется начальником отдела, заместителем главы и основывается на полном, всестороннем и беспристрастном рассмотрении результата исполнения главным специалистом-экспертом отдела должностных обязанностей.

Приложение. Квалификационные требования к знаниям для замещения должности муниципальной службы главного специалиста-эксперта отдела делопроизводства организационно-контрольного управления администрации города Чебоксары.